¿QUÉ NECESITAMOS PARA UN EVENTO BREVE EN ESPACIO ABIERTO / OPEN SPACE?

A punto de adentrarnos en tres nuevas experiencias de Espacio Abierto, actualizo la línea de materiales que ha demostrado acoplarse a la realidad de mi hábito. En general, para encuentros de una jornada o más breves, considero que redactar informes a mano, escanearlos y enviarlos por email nada más finalizar el encuentro es la forma óptima de hacerlo. Si se optase por redactar actas con ordenador, esta otra lista sería la buena. Además, en ese post detallamos los carteles a preparar.

Papelería

• hojas DIN-A3 a poner en el centro del círculo al inicio del evento para las propuestas de temas de la agenda. Calculamos 20 hojas para una jornada con un grupo de 30 personas

• Un rollo de papel blanco o de carrocero (anchura A1) o unas 15 hojas (o un block) de tamaño A1 para hacer los carteles

•    Para cada subespacio de reuniones:

• copias (por jornada) de una plantilla para tomar notas en cada reunión de cada franja horaria, con las casillas: asunto; convocante; asistentes, temas tratados y acciones propuestas

• hojas DIN-A4 y algunos bolígrafos (opcionales)
  

• Post-its de los anchos (15 cm x 10cm aprox)
• tijeras y celo (o alternativa) que pegue en las paredes y permanezca. Muy importante probarlo en vísperas
• rotuladores gruesos  de diversos colores (más o menos 1 por cada dos personas) disminuyendo la proporción para grupos mayores (ejemplo: 50 rotuladores para 200 personas)
• 3 rotuladores especialmente gruesos de diferentes colores oscuros para hacer los carteles antes del evento
• Un "talking stick" (palo de la palabra, palo de la lluvia) o algún objeto de cierto significado en el contexto para que sea pasado de mano en mano en el círculo de cierre
• Los platillos tibetanos (ver foto que encabeza este escrito): vienen muy bien para convocar a la gente para el círculo de cierre,... sin emplear mucho esfuerzo ni tiempo. Los lleva la persona facilitadora normalmente

Informática:

•  1 ordenador conectado a internet a 1 escáner 
• un formato para crear ágilmente la lista de contactos para enviar con el cierre del evento el informe completo. COlumnas: nombre, e-mail, website, dirección (opcional), teléfono (opcional)
•  1 mensaje preparado con la lista de correos electrónicos de la gente asistente y otras gente interesada en recibir el informe. Algo así como...
  

"Hola, hemos escaneado los informes de las conversaciones del OPEN SPACE.... Os van adjuntos, y en breve os enviaremos documentación adicional de la jornada. Si queréis enviarnos cualquier texto o referencia a agregar, lo recibiremos e incluiremos tb.

Las fotografías de toda la Jornada, las podéis encontrar en ...
 
Ilusionado porque os haya resultado fructífero y por seguir abriendo espacio continuamente y poder compartir otros encuentros,

¡Salud!"

Otras necesidades:

Salas:

• una sala que pueda acoger al grupo entero en un gran círculo diáfano con amplitud, con paredes para fijar cartelería y subespacios para reuniones simultáneas.
  
• sillas lo más ligereas posible para acoger a todas las personas en el círculo plenario y en subcírculos. ¿Cuántas sillas? Casi el doble del número de asistentes.
  
• los espacios del evento deberán estar disponibles para su preparación durante un mínimo de
  5 horas la víspera del evento para la preparación del lugar.

Trabajo de apoyo de dos personas durante la preparción del evento y durante la jornada.

Abituallamiento in situ para que el espacio acoja conversaciones durante toda su extensión: agua y zumos, fruta, frutos secos,...

Ilusianadito con lo que viene, esperando seguir aprendiendo y abriendo espacio,...

 Eleder BuM31    Mind Mapping-Open Space Technology-Creati-vida

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