¿QUÉ NECESITAMOS PARA UN EVENTO BREVE EN ESPACIO ABIERTO / OPEN SPACE?

A punto de adentrarnos en tres nuevas experiencias de Espacio Abierto, actualizo la línea de materiales que ha demostrado acoplarse a la realidad de mi hábito. En general, para encuentros de una jornada o más breves, considero que redactar informes a mano, escanearlos y enviarlos por email nada más finalizar el encuentro es la forma óptima de hacerlo. Si se optase por redactar actas con ordenador, esta otra lista sería la buena. Además, en ese post detallamos los carteles a preparar.

Papelería

• hojas DIN-A3 a poner en el centro del círculo al inicio del evento para las propuestas de temas de la agenda. Calculamos 20 hojas para una jornada con un grupo de 30 personas

• Un rollo de papel blanco o de carrocero (anchura A1) o unas 15 hojas (o un block) de tamaño A1 para hacer los carteles

•    Para cada subespacio de reuniones:

• copias (por jornada) de una plantilla para tomar notas en cada reunión de cada franja horaria, con las casillas: asunto; convocante; asistentes, temas tratados y acciones propuestas

• hojas DIN-A4 y algunos bolígrafos (opcionales)
  

• Post-its de los anchos (15 cm x 10cm aprox)
• tijeras y celo (o alternativa) que pegue en las paredes y permanezca. Muy importante probarlo en vísperas
• rotuladores gruesos  de diversos colores (más o menos 1 por cada dos personas) disminuyendo la proporción para grupos mayores (ejemplo: 50 rotuladores para 200 personas)
• 3 rotuladores especialmente gruesos de diferentes colores oscuros para hacer los carteles antes del evento
• Un "talking stick" (palo de la palabra, palo de la lluvia) o algún objeto de cierto significado en el contexto para que sea pasado de mano en mano en el círculo de cierre
• Los platillos tibetanos (ver foto que encabeza este escrito): vienen muy bien para convocar a la gente para el círculo de cierre,... sin emplear mucho esfuerzo ni tiempo. Los lleva la persona facilitadora normalmente

Informática:

•  1 ordenador conectado a internet a 1 escáner 
• un formato para crear ágilmente la lista de contactos para enviar con el cierre del evento el informe completo. COlumnas: nombre, e-mail, website, dirección (opcional), teléfono (opcional)
•  1 mensaje preparado con la lista de correos electrónicos de la gente asistente y otras gente interesada en recibir el informe. Algo así como...
  

"Hola, hemos escaneado los informes de las conversaciones del OPEN SPACE.... Os van adjuntos, y en breve os enviaremos documentación adicional de la jornada. Si queréis enviarnos cualquier texto o referencia a agregar, lo recibiremos e incluiremos tb.

Las fotografías de toda la Jornada, las podéis encontrar en ...
 
Ilusionado porque os haya resultado fructífero y por seguir abriendo espacio continuamente y poder compartir otros encuentros,

¡Salud!"

Otras necesidades:

Salas:

• una sala que pueda acoger al grupo entero en un gran círculo diáfano con amplitud, con paredes para fijar cartelería y subespacios para reuniones simultáneas.
  
• sillas lo más ligereas posible para acoger a todas las personas en el círculo plenario y en subcírculos. ¿Cuántas sillas? Casi el doble del número de asistentes.
  
• los espacios del evento deberán estar disponibles para su preparación durante un mínimo de
  5 horas la víspera del evento para la preparación del lugar.

Trabajo de apoyo de dos personas durante la preparción del evento y durante la jornada.

Abituallamiento in situ para que el espacio acoja conversaciones durante toda su extensión: agua y zumos, fruta, frutos secos,...

Ilusianadito con lo que viene, esperando seguir aprendiendo y abriendo espacio,...

 Eleder BuM31    Mind Mapping-Open Space Technology-Creati-vida

www.burumapak.blogspot.com (eus)   @Eleder_BuM  (Twitter)
www.in-fluyendo.blogspot.com/ (esp)   www.flowandshow.blogspot.com  (eng)

¿QUÉ MATERIAL y CARTELERÍA NECESITAMOS PARA FACILITAR UN EVENTO EN ESPACIO ABIERTO / OPEN SPACE?

Recientemente hemos facilitado un evento en Espacio Abierto. Traigo aquí la lista de MATERIALES que utlizamos y los textos de los CARTELES que preparamos in situ en vísperas, para tenerla a mano en próximas ocasiones... No dudes en consultar cualquier aspecto al respecto (eleder.aurtenetxe@gmail.com):

• hojas DIN-A4 a poner en el centro del círculo al inicio del evento para las propuestas de temas de la agenda.
• unas 10 hojas (o un block, o rollo de papel) de tamaño A1 ó A0 para hacer los carteles

•    Para cada subespacio de reuniones:

• Copias de una plantilla para tomar notas en cada franja horaria: asunto; convocante; asistentes, temas tratados y acciones propuestas

• algunos bolígrafos (opcional) y hojas DIN-A4

• Post-its de los anchos (15 cm x 8 cm aprox)
• tijeras
• cinta de carrocero, celo (o alternativa) que pegue en las paredes y permanezca (ojo, probarlo en vísperas).
• rotuladores gruesos  de diversos colores (más o menos 1 por cada dos personas) disminuyendo la proporción para grupos mayores (ejemplo: 50 rotuladores para 200 personas)
• 3 rotuladores especialmente gruesos de diferentes colores oscuros para hacer los carteles antes del evento
• 1 lápiz y 1 goma
• tizas pastel de unos 10 colores si se quiere ir haciendo un mapa mental u otros esquemas en algún muro o pizarra durante el evento.
• Un "talking stick" (palo de la palabra, palo de la lluvia) o algún objeto de cierto significado en el contexto para el círculo de cierre
• Los platillos tibetanos (ver foto que encabeza este escrito): vienen muy bien para convocar a la gente para el círculo de cierre,... sin emplear mucho esfuerzo ni tiempo. Los lleva la persona facilitadora normalmente

Informática (si es posible, si no, la alternativa de abajo):

• 4-5 ordenadores para redactar las actas (en un evento de 40-50 personas). Serían 12-15 para unas 200 personas.
• impresora conectada a (algunos de) estos ordenadores para imprimir una copia de cada acta y colgarla a lo largo del evento en la "sala de redacción" 

• pen-drive(s) para trasladar informes a los ordenadores con impresora

• un formato para crear ágilmente la lista de contactos para enviar con el cierre del evento el informe completo. Columnas: nombre, e-mail, website (opcional), dirección (opcional), teléfono (opcional)

         Alternativa : una cámara fotográfica que nos permita pasar las fotos a un ordenador
                               con conexión a internet.

CARTELERÍA: estos son los carteles que prepararemos in situ. En vísperas del evento, o acudiendo a la sede con 5 horas (aprox) de antelación, previendo tiempo para reljarse,...:

• objeto de la reunión
• los 4 principios

Quienes hemos venido somos la gente adecuada
Ocurra lo que ocurra, será lo único que podía haber ocurrido
Cuando comienza es el momento idóneo
Cuando se acaba, se acaba (¿y cuando no?)

• ley de lo dos pies (movilidad): ¡DIBUJA UNA MARIPOSA Y UNA ABEJA
• cartel "¡prepárate para sorprenderte!"
• panel de post-its: (una columna por cada espacio para sub-reuniones y una fila por cada franja horaria)

• indicadores de los siguientes espacios: sala de redacción; agenda; opcional, plano del lugar y/o carteles indicadores de los subespacios

• un dibujo y las palabras PASIÓN y RESPONSABILIDAD
• previsión horaria con la distribución horaria (ejemplo a continuación):

9:00 acogida  /  harrera
9:30.. espazioa ireki...abrimos espacio:

10:00.. agenda  eta merkatu txikia...creamos la agenda y mercadillo

10:30 sesiones 1. solasaldiak

12:00.. sesiones 2. solasaldiak

13:30.. comida / bazkaria
15:00.. sesiones 3. solasaldiak

16:30.. cerramos...espazioa itxi

Adaptado de: Open Space Technology: a user's guide. Harrison OWEN

En este post, la prima vasca de este escrito, lista de materiales para un curso de mapas mentales.
Y aquí, una lista más adecuada para eventos de Espacio Abierto más breves
.
Eleder Aurtenetxe Pildain
BM31_ BILBAO: Mapas Mentales-Open Space Technology-Creati-vida

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• www.bm31-liburuak.blogspot.com (LIBROS BM31)

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